Von der Anfrage bis zur Abfahrtsliste
Gruppenreisen ohne Tabellenkalkulation
Untergruppen, Teilnehmerlisten, Preisstaffeln, Freiplätze, Zimmerverteilung und Gruppendokumente. Alles im Vorgang selbst, nicht in einer separaten Datei, die veraltet, sobald jemand absagt.
Kostenlose 30-Tage-Testversion startenKeine Kreditkarte nötig · Geführte Einrichtung · Ihre Daten jederzeit exportierbar
Von der Anfrage bis zur Abfahrtsliste
Ein Vorgang, der die Gruppe, ihren Preis und ihre Menschen zusammenhält.
Aus der Anfrage wird eine Gruppe
Jede Anfrage wird zur Gruppenreise: erwartete Teilnehmer, Kontakt des Organisators, Art der Reise. Das Angebot bleibt im selben Vorgang.
Auf echte Zahlen kalkulieren
Staffeln nach Teilnehmerzahl, Freiplätze für Organisator oder Fahrer, und eine Kurve, die zeigt, was mit dem Preis pro Person passiert, wenn die Gruppe wächst oder schrumpft.
Die Menschen aufnehmen
Teilnehmerliste importieren, in Untergruppen aufteilen, Zimmer zuweisen und Manifest, Zimmerliste und Teilnehmeragenda erzeugen.
Der Gruppenpreis
Staffeln, Freiplätze, Aufschläge je Untergruppe
Der Rabatt, der mit der Gruppe wächst, einmal hinterlegt: 15–19 Personen 3 %, 20–24 Personen 5 %. Freiplätze vergeben Sie von Hand oder nach der Regel «einer pro 20 Zahlende», und das CRM rechnet sie selbst aus. Sie gelten für alle Leistungen oder nur für die Unterkunft.
- Rabatt, wie Sie ihn brauchen. Prozentual, fest pro Person, fest auf den Gesamtpreis oder gestaffelt.
- Freiplätze nach zwei Modellen. Ein Rabatt für alle, oder eine Person reist kostenlos.
- Ein Aufschlag je Untergruppe. Fördermitglieder zahlen 5 % mehr, die Reiseleitung nichts.
Vom Listenpreis zum Gruppenpreis
Jeder Euro vom Listenpreis bis zum Endpreis, und die echte Marge
Die Kaskade zeigt, was zwischen Listenpreis und Gruppenpreis passiert: Aufschläge, Staffelrabatt, Freiplatz, Zuschläge. Daneben die Marge ohne Mehrwertsteuer und die Teilnehmerzahl, unter der die Gruppe Verlust macht.
Wenn sich die Zahl ändert
Die Kurve des Preises pro Person, bevor Sie entscheiden
Der Preis pro Person für jede Teilnehmerzahl, die Gewinnschwelle und wo Sie heute stehen. Wenn der Organisator fragt «und wenn wir 30 wären?», steht die Antwort schon auf dem Bildschirm.
Kostenaufteilung
Sie wissen, worüber Sie mit Leistungsträgern verhandeln
Welchen Anteil Hotels, Flüge, Aktivitäten und Transfers haben, jeweils mit ihrer Marge. Bevor Sie den Kundenpreis anfassen, sehen Sie, wo sich Verhandeln lohnt.
Die Menschen der Gruppe
Teilnehmer, keine Tabellenzeilen
Die Liste wird aus einer Tabelle oder aus dem Adressbuch des Kunden importiert, in Untergruppen aufgeteilt und prüft sich selbst: Dokumente für die Flüge, Versicherungsschutz, Ablaufdaten, fehlende Geburtsdaten.
Die Angaben machen sie selbstneu
Nach der Bestätigung erhält jeder Teilnehmer seinen eigenen Link und trägt Name, Ausweisdokument und besondere Wünsche ein. Sie sehen, wer fehlt, und erinnern mit einem Klick.
Das Gruppenprogrammneu
Ausflug, Pilgerreise oder Klassenfahrt: die Termine jedes Tages in einem Raster, im Reiseplan und im Portal. Für Tagungen und Kongresse gibt es die MICE-Seite.
Schluss damit, die Gruppe in Excel neu aufzubauen
Mit Tabellenkalkulation
- Die Teilnehmerliste liegt in einer Datei, in der Fassung, die jemand anderes hat
- Jede Änderung der Teilnehmerzahl bedeutet Nachrechnen von Hand
- Freiplätze fallen spät auf und gehen von der Marge ab
- Die Zimmerverteilung wird bei jeder Änderung neu gemacht
- Manifest und Zimmerliste für jeden Lieferanten neu abgetippt
Mit itinovo CRM
- Die Liste liegt im Vorgang, neben Angebot und Dokumenten
- Der Preis pro Person rechnet sich auf der von Ihnen gesetzten Staffel neu
- Freiplätze sind Teil der Kalkulation, keine Überraschung
- Die Zimmerverteilung folgt der Liste und den Untergruppen
- Dokumente aus denselben Daten erzeugt, in Ihrem Branding
Was eine Gruppenreise wirklich braucht
Gemacht für Schulen, Vereine, Firmenreisen und Pilgergruppen.
Häufige Fragen
Wie groß darf eine Gruppe sein?
Von 10 bis 500 erwarteten Teilnehmern, mit namentlicher Teilnehmerliste bis 200 Personen und Untergruppen im selben Vorgang. Die Gruppenverwaltung ist Teil des Plans Professional.
Was passiert, wenn kurzfristig jemand absagt?
Sie ändern die Zahl und der Preis pro Person rechnet sich auf der gesetzten Staffel neu, Freiplätze eingeschlossen. Die Kurve zeigt die Wirkung, bevor Sie sie annehmen.
Bleibt der Organisator informiert, ohne mich anzurufen?
Ja. Automatische Updates erreichen den Organisator und, wenn Sie wollen, die Teilnehmer, jeder in seiner Sprache.
Können Teilnehmer ihre Daten selbst eintragen?
Ja. Nach der Bestätigung erhält jeder seinen eigenen Link und trägt Name, Ausweisdokument und besondere Wünsche ein; Sie sehen, wer noch fehlt, und schicken eine Erinnerung.
Führen Sie die nächste Gruppe ohne Tabelle
Untergruppen, Staffelpreise, Zimmerverteilung und Gruppendokumente, im selben Vorgang, in dem das Angebot schon liegt.
Kostenlose 30-Tage-Testversion startenKeine Kreditkarte erforderlichGeführte EinrichtungDatenexport