Tagungen, Incentives, Kongresse, Geschäftsreisen
Firmenveranstaltungen, vom freigegebenen Angebot bis zum letzten Transfer
Das Veranstaltungsprogramm Raum für Raum, ein Angebot, das das Unternehmen online mit seiner Bestellnummer freigibt, und eine Rechnung, die der Einkauf beim ersten Mal bezahlt. Dazu alles, was itinovo schon für Gruppen kann.
Kostenlose 30-Tage-Testversion startenKeine Kreditkarte nötig · Geführte Einrichtung · Ihre Daten jederzeit exportierbar
Das Veranstaltungsprogramm
Die ganze Woche auf einer Seite, Session für Session
Plenen, Workshops, Abendessen und Aktivitäten in einem Raster, in dem Sie Blöcke ziehen und verlängern. Daneben die Flüge und Transfers der Reiseroute, damit Sie das Plenum nie ansetzen, während die halbe Gruppe noch in der Luft ist.
- Wer teilnimmt, nach Untergruppe. Nord, Export, Top 20: Die Plätze werden gezählt, noch bevor die Namen feststehen.
- Prüfungen, die beraten. Ein Flug, der zu spät landet, ein zu kleiner Raum, eine Session ohne Kosten: jeweils mit dem Button, der das Problem löst.
- Die Kosten bleiben im Angebot. Die Session ist mit der Leistung verknüpft, über die sie abgerechnet wird, ohne sie doppelt zu erfassen.
- Die Technik geht an den Leistungsträger. Beamer, Mikrofone, Regie, Dolmetschen landen direkt in der Anfrage an die Location.
Kongresse und parallele Sessions
Eine Spalte pro Raum
Für Workshop-Vormittage und Kongresse: jeder Raum mit seiner Kapazität und Bestuhlung, der freie Raum und der zu kleine auf einen Blick. Dazu gibt es die Liste als Tabelle, zum Prüfen und Drucken.
Aus dem Programm des Kunden
Aus dem Programm Ihres Kunden werden Sessions
Laden Sie das PDF, Word oder Excel des Unternehmens hoch: Die KI schlägt die Sessions mit Tag, Uhrzeiten, Raum und Art vor, und Sie bestätigen sie einzeln. Oder Sie legen sie aus den Leistungen an, die die Reiseroute schon enthält, oder von Hand, mit einem Klick auf eine Uhrzeit im Raster.
Das Corporate-PortalMICE
Das Angebot, das das Unternehmen freigibt
Wer ein Firmenangebot liest, ist nicht der, der reist, sondern der, der ein Budget genehmigen lassen muss. Die sechste Portalvorlage stellt die Entscheidung aufs Titelblatt. Danach die Zusammenfassung mit den Änderungen gegenüber der Vorversion, die Agenda der Tage, die Flüge aus den Abflugorten, die Veranstaltungsorte und das Budget Posten für Posten.
Der Moment der Zusage, mit Bestellnummer
Wer entscheidet, gibt online frei und trägt Bestellnummer und Kostenstelle ein, die direkt im Vorgang landen. Dabei entsteht eine Bestätigung für die Buchhaltung, mit den nächsten Schritten: Rate, Namen, Tickets.
«Weiterleiten» schickt das Angebot an alle, die unterschreiben müssen: die Vertriebsleitung, den Einkauf.
Bis auf die Rechnung
Bestellnummer und Kostenstelle, genau dort, wo das Unternehmen sie sucht
Ohne die Bestellnummer, die das Unternehmen verlangt hat, kommt die Rechnung zurück und wird nicht bezahlt. Der Kunde trägt sie bei der Freigabe ein, oder Sie im Reiter Kunde, und sie steht auf jeder Zahlungsaufforderung und jeder Rechnung des Vorgangs. Geht eine Rechnung ohne sie raus, warnt Sie das CRM.
Vor und während der Veranstaltung
Erst die Teilnehmer, dann die Veranstaltung auf dem Handy
Nach der Zusage füllt jeder Teilnehmer seine Angaben über seinen eigenen Link aus, und Sie sehen den Fortschritt Stadt für Stadt. Der Reiseplan enthält die Veranstaltungsagenda. Während der Veranstaltung zeigt das Portal den Reisenden die laufende Session, die nächste und die Notfallnummer.
Vom Briefing zur Veranstaltung
Ein einziger Vorgang, vom Briefing bis zur Rechnung
Das Briefing wird zum Vorgang
Unternehmen, Ansprechpartner, Art der Veranstaltung und erwartete Teilnehmer. Das Angebot bleibt im selben Vorgang.
Kalkulieren Sie mit echten Zahlen
Staffeln, Freiplätze und Preiskurve der Gruppen, mit dem Budget Posten für Posten, das das Unternehmen sehen will.
Bauen Sie das Programmneu
Sessions, Räume und Technik, aus der Datei des Kunden oder aus der Reiseroute, mit Prüfungen zu Flügen und Kapazitäten.
Freigeben lassen, Teilnehmer aufnehmen
Corporate-Portal mit Bestellnummer, danach Teilnehmerliste, Untergruppen, Zimmer, Manifest und persönliche Agenda der Teilnehmer.
Schluss mit Word, Excel und endlosen Mailketten
Mit Tabellen
- Das Angebot ist ein PDF, das per Mail zwischen vier Personen kreist
- Das Veranstaltungsprogramm ist ein Word-Dokument, das niemand aktualisiert
- Das Plenum steht fest, bevor der letzte Flug gelandet ist
- Die Rechnung kommt ohne Bestellnummer zurück
- Die Teilnehmerangaben kommen Mail für Mail
Mit itinovo CRM
- Das Angebot wird online freigegeben, mit Bestätigungneu
- Das Programm lebt im Angebot und erreicht den Kunden im Portalneu
- Die Prüfungen sagen Ihnen, wenn eine Session nicht zu den Flügen passtneu
- Bestellnummer und Kostenstelle stehen auf jeder Rechnungneu
- Jeder Teilnehmer füllt seine Angaben über seinen eigenen Link ausneu
Was eine Firmenveranstaltung braucht
Für Tagungen, Incentives, Kongresse, Messen und Geschäftsreisen.
Häufige Fragen
Kann ich Kongresse mit parallelen Sessions planen?
Ja. Jede Session hat ihren Raum, ihre Kapazität und ihre Bestuhlung; die Raumansicht zeigt die parallelen Sessions und warnt Sie, wenn ein Raum zu klein ist.
Kann mein Firmenkunde online freigeben?
Ja, mit dem Corporate-Portal: Wer entscheidet, gibt das Angebot frei, trägt Bestellnummer und Kostenstelle ein und erhält eine Freigabebestätigung. «Weiterleiten» schickt sie an alle, die unterschreiben müssen.
Kommt die Bestellnummer auf die Rechnung?
Ja, auf jede Zahlungsaufforderung und jede Rechnung des Vorgangs, auch in den elektronischen Formaten: Factur-X und XRechnung, Facturae, die italienische E-Rechnung. Geht eine Rechnung ohne sie raus, warnt Sie das CRM.
In welchem Plan ist das enthalten?
Gruppen und MICE sind ab dem Plan Professional enthalten; das Corporate-Portal gehört zu den Portalvorlagen desselben Plans.
Ihre nächste Veranstaltung, online freigegeben
Das Programm Raum für Raum, das Corporate-Portal und die Bestellnummer auf der Rechnung, im Vorgang, in dem das Angebot schon steht.
Kostenlose 30-Tage-Testversion startenKeine Kreditkarte erforderlichGeführte EinrichtungDatenexport