Conventions, incentives, congrès, voyages d'affaires
Événements d'entreprise, de la proposition validée au dernier transfert
Le programme de l'événement salle par salle, une proposition que l'entreprise valide en ligne avec son numéro de bon de commande, et une facture que le service achats règle du premier coup. Et en plus, tout ce qu'itinovo fait déjà pour les groupes.
Commencer l’essai gratuit de 30 joursSans carte bancaire · Configuration guidée · Vos données exportables
Le programme de l'événement
Toute la semaine sur une page, session par session
Plénières, ateliers, dîners et activités dans une grille où l'on glisse et étire les blocs. À côté, les vols et les transferts de l'itinéraire : vous ne placez jamais la plénière pendant que la moitié du groupe est encore en vol.
- Qui participe, par sous-groupe. Nord, Export, Top 20 : les places se comptent même avant d'avoir les noms.
- Des contrôles qui conseillent. Un vol qui atterrit trop tard, une salle trop petite, une session sans coût : chacun avec le bouton qui règle le problème.
- Le coût reste dans le devis. La session est liée à la prestation qui la finance, sans la saisir deux fois.
- La technique part chez le fournisseur. Vidéoprojecteur, micros, régie, interprétariat sont intégrés à la demande envoyée au lieu de l'événement.
Congrès et sessions en parallèle
Une colonne par salle
Pour les matinées d'ateliers et les congrès : chaque salle avec sa capacité et sa configuration, la salle libre et celle trop petite d'un coup d'œil. Vous avez aussi la liste sous forme de tableau, à vérifier et à imprimer.
À partir du programme du client
Le programme envoyé par votre client devient des sessions
Importez le PDF, le Word ou l'Excel de l'entreprise : l'IA propose les sessions avec le jour, les horaires, la salle et le type, et vous les confirmez une à une. Ou créez-les à partir des prestations déjà présentes dans l'itinéraire, ou à la main, en cliquant sur une heure de la grille.
Le portail CorporateMICE
La proposition que l'entreprise valide
Celui qui lit une proposition d'entreprise n'est pas celui qui voyage : c'est celui qui doit faire valider un budget. Le sixième modèle de portail met la décision en couverture. Puis la synthèse avec ce qui change par rapport à la version précédente, l'agenda des journées, les vols depuis les villes de départ, les lieux et le budget poste par poste.
Le moment du oui, avec le numéro de bon de commande
Le décideur valide en ligne et saisit le numéro de bon de commande et le centre de coûts, qui arrivent directement dans le dossier. Un accusé de validation est généré pour la comptabilité, avec les prochaines étapes : échéance, noms, billets.
« Transférer » envoie la proposition à ceux qui doivent signer : le directeur commercial, le service achats.
Jusque sur la facture
Numéro de bon de commande et centre de coûts, là où l'entreprise les cherche
Sans le numéro de bon de commande exigé par l'entreprise, la facture est rejetée et n'est pas payée. Le client le saisit au moment de valider, ou vous le renseignez dans l'onglet Client, et il figure sur chaque demande de paiement et chaque facture du dossier. Si une facture part sans ce numéro, le CRM vous prévient.
Avant et pendant l'événement
Les participants, puis l'événement sur le téléphone
Après le oui, chaque participant remplit sa fiche depuis son propre lien, et vous suivez l'avancement ville par ville. Le carnet de voyage reprend l'agenda de l'événement. Pendant les dates, le portail montre aux voyageurs la session en cours, la suivante et le numéro d'assistance.
Du brief à l'événement
Un seul dossier, du brief à la facture
Le brief devient un dossier
Entreprise, contact, type d'événement et participants prévus. Le devis reste dans le même dossier.
Chiffrez sur les vrais nombres
Paliers, gratuités et courbe de prix des groupes, avec le budget poste par poste que l'entreprise veut voir.
Construisez le programmenouveau
Sessions, salles et technique, à partir du fichier du client ou de l'itinéraire, avec les contrôles sur les vols et les capacités.
Faites-le valider, intégrez les participants
Portail Corporate avec numéro de bon de commande, puis liste, sous-groupes, chambres, manifeste et agenda du participant.
Fini Word, Excel et les chaînes de mails
Avec les tableurs
- La proposition est un PDF qui circule par mail entre quatre personnes
- Le programme de l'événement est un Word que personne ne met à jour
- La plénière est fixée avant que le dernier vol n'atterrisse
- La facture revient sans numéro de bon de commande
- Les fiches des participants arrivent un mail à la fois
Avec itinovo CRM
- La proposition se valide en ligne, avec un accusénouveau
- Le programme vit dans le devis et parvient au client sur le portailnouveau
- Les contrôles vous signalent quand une session ne colle pas avec les volsnouveau
- Numéro de bon de commande et centre de coûts figurent sur chaque facturenouveau
- Chaque participant remplit sa fiche depuis son propre liennouveau
Ce dont un événement d'entreprise a besoin
Pour les conventions, incentives, congrès, salons et voyages d'affaires.
Questions fréquentes
Puis-je gérer des congrès avec des sessions en parallèle ?
Oui. Chaque session a sa salle, sa capacité et sa configuration ; la vue par salle affiche les sessions en parallèle et vous alerte quand une salle est trop petite.
Mon client entreprise peut-il valider en ligne ?
Oui, avec le portail Corporate : le décideur approuve la proposition, saisit le numéro de bon de commande et le centre de coûts, et reçoit un accusé de validation. « Transférer » l'envoie à la personne qui doit signer.
Le numéro de bon de commande apparaît-il sur la facture ?
Oui, sur chaque demande de paiement et chaque facture du dossier, y compris dans les formats électroniques : Factur-X et XRechnung, Facturae, la facture électronique italienne. Si une facture part sans ce numéro, le CRM vous prévient.
Dans quel plan est-ce inclus ?
Groupes et MICE sont inclus à partir du plan Professional ; le portail Corporate fait partie des modèles de portail de ce même plan.
Votre prochain événement, validé en ligne
Le programme salle par salle, le portail Corporate et le numéro de bon de commande sur la facture, dans le dossier où se trouve déjà le devis.
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