Convenciones, incentivos, congresos, viajes de empresa
Eventos de empresa, de la propuesta aprobada al último traslado
El programa del evento sala por sala, una propuesta que la empresa aprueba online con su número de pedido, y la factura que el departamento de compras paga a la primera. Y además, todo lo que itinovo ya hace con los grupos.
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El programa del evento
Toda la semana en una página, sesión a sesión
Plenarias, talleres, cenas y actividades en una cuadrícula que se arrastra y se estira. Al lado, los vuelos y traslados del itinerario, para que nunca programes la plenaria con medio grupo todavía en el aire.
- Quién asiste, por subgrupo. Norte, Export, Top 20: las plazas se cuentan incluso antes de tener los nombres.
- Controles que aconsejan. Un vuelo que aterriza demasiado tarde, una sala demasiado pequeña, una sesión sin coste: cada uno con el botón que lo resuelve.
- El coste se queda en el presupuesto. La sesión está vinculada al servicio que la paga, sin escribirla dos veces.
- La parte técnica va al proveedor. Proyector, micrófonos, control técnico, interpretación entran en la solicitud a la sede.
Congresos y sesiones en paralelo
Una columna por sala
Para las mañanas de talleres y los congresos: cada sala con su aforo y su montaje, la sala libre y la que se queda pequeña de un vistazo. También tienes la lista en tabla, para revisar e imprimir.
Desde el programa del cliente
El programa que te envía el cliente se convierte en sesiones
Sube el PDF, el Word o el Excel de la empresa: la IA propone las sesiones con día, horario, sala y tipo, y tú las confirmas una a una. O créalas a partir de los servicios que ya tiene el itinerario, o a mano, haciendo clic en una hora de la cuadrícula.
El portal CorporateMICE
La propuesta que la empresa aprueba
Quien lee una propuesta corporativa no es quien viaja: es quien tiene que conseguir que le aprueben un presupuesto. La sexta plantilla del portal pone la decisión en portada. Después, el resumen con lo que cambia respecto a la versión anterior, la agenda de los días, los vuelos desde las ciudades de salida, las sedes y el presupuesto partida por partida.
El momento del sí, con el número de pedido
Quien decide aprueba online e introduce el número de pedido y el centro de coste, que llegan al expediente. Se genera un justificante para pasar a administración, con los próximos pasos: pago, nombres, billetes.
«Reenviar» envía la propuesta a quien tiene que firmar: el director comercial, el departamento de compras.
Hasta la factura
Número de pedido y centro de coste, donde la empresa los busca
Sin el número de pedido que la empresa ha pedido, la factura vuelve y no se paga. Lo escribe el cliente al aprobar, o tú en la pestaña Cliente, y aparece en cada solicitud de pago y en cada factura del expediente. Si una factura sale sin él, el CRM te avisa.
Antes y durante el evento
Las personas, y luego el evento en el móvil
Tras el sí, cada participante rellena su ficha desde su propio enlace, y tú ves el avance ciudad por ciudad. La hoja de viaje incluye la agenda del evento. Durante las fechas, el portal muestra a los viajeros la sesión en curso, la siguiente y el número de asistencia.
Del briefing al evento
Un solo expediente, del briefing a la factura
El briefing se convierte en expediente
Empresa, persona de contacto, tipo de evento y participantes previstos. El presupuesto se queda en el mismo expediente.
Cotiza con los números reales
Tramos, gratuidades y curva de precio de los grupos, con el presupuesto partida por partida que la empresa quiere ver.
Monta el programanuevo
Sesiones, salas y técnica, desde el archivo del cliente o desde el itinerario, con controles de vuelos y aforos.
Consigue la aprobación, incorpora a las personas
Portal Corporate con número de pedido, y después lista, subgrupos, habitaciones, manifiesto y agenda del asistente.
Adiós a Word, Excel y las cadenas de correos
Con hojas de cálculo
- La propuesta es un PDF que circula por correo entre cuatro personas
- El programa del evento es un Word que nadie actualiza
- La plenaria se fija antes de que aterrice el último vuelo
- La factura vuelve sin número de pedido
- Las fichas de los participantes llegan de correo en correo
Con itinovo CRM
- La propuesta se aprueba online, con justificantenuevo
- El programa vive en el presupuesto y llega al cliente en el portalnuevo
- Los controles te avisan cuando una sesión no cuadra con los vuelosnuevo
- Número de pedido y centro de coste van en cada facturanuevo
- Cada participante rellena su ficha desde su propio enlacenuevo
Lo que necesita un evento de empresa
Para convenciones, incentivos, congresos, ferias y viajes de empresa.
Preguntas frecuentes
¿Puedo gestionar congresos con sesiones en paralelo?
Sí. Cada sesión tiene su sala, aforo y montaje; la vista por sala muestra las sesiones en paralelo y te avisa cuando una sala se queda pequeña.
¿Mi cliente corporativo puede aprobar online?
Sí, con el portal Corporate: quien decide aprueba la propuesta, introduce el número de pedido y el centro de coste, y recibe un justificante de aprobación. «Reenviar» lo envía a quien tenga que firmar.
¿El número de pedido llega a la factura?
Sí, a cada solicitud de pago y cada factura del expediente, también en los formatos electrónicos: Factur-X y XRechnung, Facturae, la factura electrónica italiana. Si una factura sale sin él, el CRM te avisa.
¿En qué plan está incluido?
Grupos y MICE están incluidos desde el plan Professional; el portal Corporate es una de las plantillas de portal de ese mismo plan.
Tu próximo evento, aprobado online
Programa sala por sala, portal Corporate y número de pedido en la factura, dentro del expediente donde ya está el presupuesto.
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