De la solicitud a la lista de salida
Los grupos sin la hoja de cálculo
Subgrupos, lista de participantes, tramos de precio, plazas gratuitas, rooming y documentos de grupo. Todo en el expediente, no en un archivo aparte que envejece en cuanto alguien se cae.
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De la solicitud a la lista de salida
Un solo expediente que sostiene el grupo, su precio y sus personas.
Convierte la solicitud en grupo
Cualquier solicitud se convierte en un expediente de grupo: participantes previstos, contacto del organizador, tipo de viaje. El presupuesto sigue en el mismo expediente.
Presupuesta sobre los números reales
Tramos por número de participantes, plazas gratuitas para el organizador o el conductor, y una curva que muestra qué le ocurre al precio por persona cuando el grupo crece o se reduce.
Mete a las personas dentro
Importa la lista de participantes, divídela en subgrupos, asigna las habitaciones y genera el manifiesto, la lista de habitaciones y la agenda del delegado.
El precio del grupo
Tramos, plazas gratuitas, recargos por subgrupo
El descuento que crece con el grupo, configurado una sola vez: de 15 a 19 personas el 3 %, de 20 a 24 el 5 %. Las plazas gratuitas se asignan a mano o «una por cada 20 de pago», y el CRM las calcula solo. Puedes aplicarlas a todos los servicios o solo al alojamiento.
- El descuento que necesitas. Porcentaje, fijo por persona, fijo sobre el total o por tramos.
- Plazas gratuitas con dos políticas. Un descuento repartido entre todos, o una persona que viaja gratis.
- Un recargo por subgrupo. Los socios protectores pagan un 5 % más, el guía acompañante nada.
De la tarifa a lo que paga el grupo
Cada euro, de la tarifa al precio final, y el margen real
La cascada muestra qué pasa entre la tarifa y el precio del grupo: recargos, descuento por tramo, plaza gratuita, suplementos. Al lado, el margen sin IVA y el número de personas por debajo del cual el grupo da pérdidas.
Si cambia el número
La curva del precio por persona, antes de decidir
El precio por persona para cada número de participantes, el punto de equilibrio y dónde estás hoy. Cuando el organizador pregunta «¿y si fuéramos 30?», la respuesta ya está en pantalla.
Desglose del coste
Sabes qué negociar con los proveedores
Cuánto pesan hoteles, vuelos, actividades y traslados, con el margen de cada uno. Antes de tocar el precio al cliente, ves dónde merece la pena negociar.
Las personas del grupo
Participantes, no filas
La lista se importa desde una hoja de cálculo o desde la agenda del cliente, se divide en subgrupos y se revisa sola: documentos para los vuelos, coberturas del seguro, caducidades, fechas de nacimiento que faltan.
Las fichas las rellenan ellosnuevo
Tras la confirmación, cada participante recibe su enlace y rellena nombre, documento y necesidades. Tú ves quién falta y se lo recuerdas con un clic.
El programa del gruponuevo
Excursión, peregrinación o viaje de estudios: las citas de cada día en una cuadrícula, en la hoja de viaje y en el portal. Para convenciones y congresos está la página MICE.
Deja de reconstruir el grupo en una hoja de cálculo
Con hojas de cálculo
- La lista de participantes vive en un archivo, en la versión que tiene otra persona
- Cada cambio de número obliga a recalcular el precio a mano
- Las plazas gratuitas se recuerdan tarde y salen del margen
- El rooming se rehace desde cero con cada cambio
- Manifiesto y lista de habitaciones reescritos para cada proveedor
Con itinovo CRM
- La lista vive en el expediente, junto al presupuesto y los documentos
- El precio por persona se recalcula sobre el tramo que has fijado
- Las plazas gratuitas forman parte del cálculo, no son una sorpresa
- El rooming sigue a la lista y a los subgrupos
- Documentos generados con los mismos datos y tu marca
Lo que de verdad necesita un expediente de grupo
Pensado para colegios, asociaciones, viajes de empresa y grupos de peregrinación.
Preguntas frecuentes
¿De qué tamaño puede ser un grupo?
De 10 a 500 participantes previstos, con la lista nominal de hasta 200 personas y los subgrupos dentro del mismo expediente. La gestión de grupos forma parte del plan Professional.
¿Qué pasa si alguien se cae a última hora?
Cambias el número y el precio por persona se recalcula sobre el tramo fijado, plazas gratuitas incluidas. La curva enseña el efecto antes de que lo aceptes.
¿Puede el organizador estar informado sin llamarme?
Sí. Las actualizaciones automáticas llegan al organizador y, si quieres, a los participantes, cada uno en su idioma.
¿Pueden los participantes rellenar sus propios datos?
Sí. Tras la confirmación, cada uno recibe su enlace y rellena nombre, documento y necesidades; tú ves quién falta y le envías un recordatorio.
Gestiona tu próximo grupo sin hoja de cálculo
Subgrupos, precios por tramos, rooming y documentos de grupo, dentro del expediente donde ya está el presupuesto.
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