Convention, incentive, congressi, viaggi aziendali
Eventi aziendali, dalla proposta approvata all'ultimo transfer
Il programma dell'evento sala per sala, una proposta che l'azienda approva online con il suo numero d'ordine, e la fattura che l'ufficio acquisti paga al primo colpo. Sopra, tutto quello che itinovo fa già per i gruppi.
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Il programma dell'evento
Tutta la settimana su una pagina, sessione per sessione
Plenarie, workshop, cene e attività in una griglia che si trascina e si allunga. Accanto ci sono i voli e i transfer dell'itinerario, così non pianifichi la plenaria mentre metà del gruppo è ancora in volo.
- Chi partecipa per sottogruppo. Nord, Export, Top 20: i posti si contano anche prima di avere i nomi.
- Controlli che consigliano. Un volo che atterra troppo tardi, una sala troppo piccola, una sessione senza costo: ognuno con il pulsante che lo risolve.
- Il costo resta nel preventivo. La sessione è collegata al servizio che la paga, senza scriverla due volte.
- La tecnica va al fornitore. Proiettore, microfoni, regia, traduzione entrano nella richiesta alla sede.
Congressi e sessioni in parallelo
Una colonna per sala
Per le mattine di workshop e i congressi: ogni sala con la sua capienza e il suo allestimento, la sala libera e quella troppo piccola a colpo d'occhio. C'è anche l'elenco in tabella, da controllare e stampare.
Dal programma del cliente
Il programma che ti manda il cliente diventa sessioni
Carichi il PDF, il Word o l'Excel dell'azienda: l'AI propone le sessioni con giorno, orari, sala e tipo, e tu le confermi una per una. Oppure le crei dai servizi che l'itinerario ha già, o a mano, cliccando un'ora sulla griglia.
Il portale CorporateMICE
La proposta che l'azienda approva
Chi legge una proposta aziendale non è chi viaggia: è chi deve far approvare un budget. Il sesto modello del portale mette la decisione in copertina. Poi la sintesi con cosa cambia rispetto alla versione precedente, l'agenda dei giorni, i voli dalle città di partenza, le sedi e il budget voce per voce.
Il momento del sì, con il numero d'ordine
Chi decide approva online e scrive il numero d'ordine e il centro di costo, che arrivano sulla pratica. Esce una ricevuta da girare all'amministrazione, con i prossimi passi: rata, nomi, biglietti.
«Inoltra» manda la proposta a chi deve firmare: il direttore commerciale, l'ufficio acquisti.
Fino in fattura
Numero d'ordine e centro di costo, dove l'azienda li cerca
Senza il numero d'ordine che l'azienda ha chiesto, la fattura torna indietro e non viene pagata. Lo scrive il cliente quando approva, oppure tu nel tab Cliente, e finisce in ogni richiesta di pagamento e in ogni fattura della pratica. Se una fattura parte senza, il CRM ti avvisa.
Prima e durante l'evento
Le persone, poi l'evento sul telefono
Dopo il sì ogni partecipante compila la sua scheda dal suo link, e tu vedi l'avanzamento città per città. Il foglio di viaggio porta l'agenda dell'evento. Durante le date, il portale mostra a chi viaggia la sessione in corso, quella dopo e il numero dell'assistenza.
Dal brief all'evento
Una pratica sola, dal brief alla fattura
Il brief diventa una pratica
Azienda, referente, tipo di evento e partecipanti previsti. Il preventivo resta sulla stessa pratica.
Quotalo sui numeri veri
Fasce, gratuità e curva del prezzo dei gruppi, con il budget voce per voce che l'azienda vuole vedere.
Costruisci il programmanuovo
Sessioni, sale e tecnica, dal file del cliente o dall'itinerario, con i controlli su voli e capienze.
Fallo approvare, porta dentro le persone
Portale Corporate con numero d'ordine, poi elenco, sottogruppi, camere, manifesto e agenda del delegato.
Basta Word, Excel e mail a catena
Con i fogli di calcolo
- La proposta è un PDF che gira per mail fra quattro persone
- Il programma dell'evento è un Word che nessuno aggiorna
- La plenaria è fissata prima che atterri l'ultimo volo
- La fattura torna indietro senza numero d'ordine
- Le schede dei partecipanti arrivano una mail alla volta
Con itinovo CRM
- La proposta si approva online, con la ricevutanuovo
- Il programma vive nel preventivo e arriva al cliente nel portalenuovo
- I controlli ti dicono quando una sessione non torna con i volinuovo
- Numero d'ordine e centro di costo vanno in ogni fatturanuovo
- Ogni partecipante compila la sua scheda dal suo linknuovo
Cosa serve a un evento aziendale
Per convention, incentive, congressi, fiere e viaggi aziendali.
Domande frequenti
Posso gestire congressi con sessioni in parallelo?
Sì. Ogni sessione ha la sua sala, capienza e allestimento; la vista per sala mostra le sessioni in parallelo e ti avvisa quando una sala è troppo piccola.
Il mio cliente aziendale può approvare online?
Sì, con il portale Corporate: chi decide approva la proposta, scrive il numero d'ordine e il centro di costo, e riceve una ricevuta di approvazione. «Inoltra» la manda a chi deve firmare.
Il numero d'ordine finisce in fattura?
Sì, in ogni richiesta di pagamento e fattura della pratica, anche nei formati elettronici: Factur-X e XRechnung, Facturae, la fattura elettronica italiana. Se una fattura parte senza, il CRM ti avvisa.
In quale piano c'è?
Gruppi e MICE sono inclusi dal piano Professional; il portale Corporate è fra i modelli del portale dello stesso piano.
Il prossimo evento, approvato online
Programma sala per sala, portale Corporate e numero d'ordine in fattura, dentro la pratica dove il preventivo c'è già.
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