Le novità di itinovo CRM: voli, area agenti, team, lista regalo e otto mercati

Le novità dell'autunno

Questo autunno itinovo CRM è cresciuto in ogni sua parte: un preventivo ancora più ricco, i voli prenotati senza uscire dal preventivo, un portale del cliente in cinque stili, un'area per le agenzie che rivendono i tuoi viaggi, team e permessi per chi ha più sedi, la lista regalo, otto mercati con le loro regole e l'AI su tutti i piani.

Qui trovi le novità più importanti, raggruppate per il lavoro che fai ogni giorno. Dove una novità ha la sua pagina sul sito trovi il collegamento e la stessa immagine che vedi lì.

Il preventivo, più ricco e più veloce

Il cuore del CRM è il preventivo, ed è la parte che è cresciuta di più. L'itinerario si compone giorno per giorno con foto, testi e mappa di ogni tappa. I tratti su strada tra una tappa e l'altra si calcolano e restano salvati sul preventivo, così il cliente vede anche i tempi di guida. Per dire dove si svolge un servizio basta cercare un indirizzo o un luogo sulla mappa.

I servizi arrivano dal tuo catalogo in una riga: cerchi per nome o per luogo tra fornitori diretti, cataloghi dei tour operator e allotment, e il CRM propone la tariffa valida per le date. La descrizione di ogni giornata la scrive l'AI e la traduce nella lingua del cliente.

Altre cose che chi prepara preventivi tutti i giorni noterà subito:

La composizione del viaggio. Adulti, bambini con la loro età e neonati si indicano nella pratica e nel modulo di richiesta, insieme alla città di partenza e a date indicative come «luglio, circa 10 notti».

Dopo l'invio si può ancora lavorare. Su un preventivo inviato o accettato correggi testi, foto e dati operativi direttamente dal preventivatore. Restano fermi solo i soldi e il contratto: per quelli serve una nuova versione.

Duplica per un altro cliente. Un viaggio riuscito diventa la base di una nuova pratica per un altro cliente in due clic. E un preventivo mai inviato si può eliminare senza perdere la pratica.

Il PDF come lo vuoi. Il preventivo in PDF ha una veste nuova e decidi tu se mostrare i prezzi di dettaglio, nel PDF e nel portale.

Il preventivatore è descritto nella pagina Costruttore preventivi.

Voli, traghetti, crociere e treni dentro il preventivo

È la novità più chiesta. Dal preventivo cerchi e prenoti i voli di oltre 300 compagnie con il tuo account Duffel: tariffe affiancate, mappa dei posti, bagagli, opzioni e cambi. I biglietti li emette Duffel, quindi non serve l'accreditamento IATA. Il volo entra nei giorni giusti del preventivo con il tuo ricarico, che non tocca mai le tasse. Quando il cliente dice sì prenoti, con i passaporti letti dall'AI, e paghi dal saldo oppure metti in opzione. Nel portale il cliente vede tariffa, bagagli e condizioni di quello che compra.

Nello Starter ogni prenotazione costa 3 €, il Professional ne include 5 al mese e il Business 20. I dettagli sono nella pagina dei voli.

Accanto ai voli, traghetti, crociere e treni sono diventati tipi di servizio veri: porti e stazioni, nave e treno, cabina e posti, veicolo al seguito, giro dei porti e tasse portuali. Gli scali di una crociera compaiono sulla mappa del portale, con la rotta della nave.

E se il trasporto è già prenotato altrove non devi ricopiarlo: carichi il PNR, il biglietto o la conferma e l'AI crea le righe del preventivo.

Il portale del cliente, in cinque stili

Il cliente non riceve un PDF: sfoglia il viaggio sul telefono o sul computer, lo accetta e paga. Oggi il portale ha cinque layout (Classico, Moderno, Minimale, Natura e Lusso) e lo stile si sceglie per l'agenzia o per il singolo viaggio; nello Starter il layout è il Classico. La mappa segue i giorni, anche in 3D, con le foto e gli alberghi: il cliente vede l'albergo e non solo la città, e trova sempre il numero d'emergenza dell'agenzia.

Il modo migliore per capirlo è aprirlo: il portale demo mostra un viaggio vero in tutti e cinque i layout.

Fornitori: meno dati da ricopiare

Gran parte del tempo di un'agenzia se ne va a trascrivere dati che esistono già da qualche parte. Le novità sui fornitori vanno tutte in questa direzione.

Dati pubblici dalla mappa. Quando crei un fornitore, il CRM propone indirizzo, coordinate, telefono, email e sito presi dai dati pubblici della struttura, e tu confermi campo per campo. Vale anche per gli hotel venduti dai tour operator, che finiscono al punto giusto sulla mappa del portale.

Listini e cataloghi letti dall'AI. Carichi il listino di un fornitore in PDF, Excel o CSV e l'AI estrae le tariffe strutturate, con un punteggio di confidenza su ogni valore da controllare prima di confermare. Allo stesso modo si importa il catalogo di un tour operator da PDF o Word.

I voucher delle banche letti. Il voucher di Hotelbeds o Bedsonline si importa direttamente nella riga dell'hotel, con la scadenza della cancellazione gratuita in evidenza.

Prima della vendita. Dal tab Fornitori chiedi la disponibilità a tutti i fornitori di un viaggio con un clic, oppure registri a mano una risposta arrivata per telefono.

Dopo la vendita. Se un fornitore conferma a un prezzo diverso da quello del preventivo accettato, scegli tu: assorbi la differenza, e il cliente non vede nulla, oppure gli proponi una nuova versione, che è libero di rifiutare.

Il catalogo è descritto nella pagina Catalogo fornitori.

Gruppi: serie di partenze, posti gratuiti, prezzi che reggono

Per i gruppi le novità sono molte. Lo stesso viaggio con più date diventa una serie di partenze: ognuna ha i suoi posti, le sue prenotazioni e il suo stato. La rooming list si genera per ogni albergo, in PDF o in Excel. I posti gratuiti hanno due politiche esplicite, «viaggia gratis una persona» oppure «sconto per tutti», e tutte le quote seguono la scelta. Nelle fasce per numero di partecipanti veicoli e guide crescono insieme al gruppo, e la tabella dice cosa c'è dentro ogni quota.

Per le DMC che vendono a un tour operator c'è l'offerta di gruppo con le quote per fasce e il supplemento singola. Tutto nella pagina Gruppi e MICE.

Tour operator, DMC e agenzie che rivendono

Molte delle agenzie che usano itinovo non vendono solo al viaggiatore. Per loro ci sono tre novità.

L'area agenti. Il tuo catalogo, aperto agli agenti delle agenzie rivenditrici ai prezzi del loro accordo: le richieste arrivano nella tua pipeline e le provvigioni si calcolano da sole. È nel piano Business e ha la sua pagina dell'area agenti.

Il pacchetto di un tour operator rivenduto. Quando vendi il pacchetto di un altro organizzatore la riga lo dice, il CRM raccoglie i dati dell'organizzatore e consegna al cliente il modulo e le condizioni giuste. Se il tour operator pubblica le sue condizioni solo a un link, il CRM ne conserva una copia nel momento in cui il cliente accetta.

La vendita da DMC a tour operator. Se il tuo cliente è un tour operator che rivende, la pratica lo sa e non produce i documenti del pacchetto destinati al viaggiatore finale.

Team e permessi per chi ha più sedi

Le agenzie con più sedi o reparti organizzano il team ad albero e danno a ciascuno solo quello che gli serve: ogni sede e ogni venditore vede le sue pratiche. I ruoli tipici sono pronti e non si modificano, si duplicano. Costi e margini, documenti d'identità, dati sanitari e di pagamento sono riservati su tre livelli. Un socio può concedere permessi al posto del titolare, che viene avvisato quando la concessione riguarda i soldi e può annullarla con un clic. Anche le notifiche e l'assistente AI seguono il ruolo: nessuno legge in chat quello che nel CRM non vede.

È nel piano Business, descritto nella pagina Team e permessi.

La lista regalo: il viaggio pagato dagli invitati

Lista nozze, ma anche laurea, compleanno, anniversario o pensionamento. Il cliente condivide una pagina e gli invitati regalano online un pezzo del viaggio. La lista non va mai oltre il saldo: l'ultima quota si riduce da sola. I regali portati in agenzia, in contanti o con bonifico, si registrano come gli altri con la ricevuta, e se il viaggio salta il cliente sceglie se riaccreditare gli invitati.

È in tutti i piani: pagina Lista regalo.

La giornata dell'agenzia

Una nuova Dashboard. Si apre sulla giornata: chi è in viaggio, chi parte, chi chiamare, cosa ha fatto itinovo da solo e come va il mese, con le fatture da emettere tra le cose da fare.

Il preventivo sulla pipeline. Kanban e Lista mostrano su ogni pratica lo stato e il prezzo del preventivo. Una pratica che non andrà avanti si segna come persa, con il motivo: esce dalla pipeline, entra nelle analisi e si può riattivare.

Analisi con un riepilogo scritto. Venduto, margine e incassato del periodo con il confronto sul precedente e, su richiesta, un riepilogo dell'AI con fino a tre cose da fare. Lo stesso riepilogo arriva ogni settimana per email.

Tutte le comunicazioni in un posto. Il tab Comunicazioni della pratica mette in una sola cronologia le email inviate, quelle in programma e quelle da controllare.

E ogni pagina dell'applicazione ha ora un esempio animato: in mezzo minuto mostra come si usa, sui dati d'esempio del tuo paese. Approfondimenti nelle pagine Pipeline e Analisi.

Otto mercati, ognuno con le sue regole

Austria, Irlanda e Regno Unito si sono aggiunti a Italia, Francia, Germania, Spagna e Portogallo. Per ogni mercato il CRM conosce il regime IVA del margine, il modulo informativo e le differenze contrattuali nazionali; per il Regno Unito ci sono il contratto e il modulo informativo britannici, con l'ATOL per chi ne è titolare.

Altre novità che valgono in tutti i mercati:

Il regime dell'agenzia. Si dichiara se l'agenzia lavora nel regime del margine o solo in intermediazione, e i servizi propri, come un transfer con un mezzo dell'agenzia, escono dal margine con l'IVA ordinaria.

La lingua del cliente. Condizioni contrattuali, descrizioni dei fornitori, punti salienti della destinazione e testi dell'agenzia si scrivono in più lingue. Quando un testo non è nella lingua del cliente il CRM lo avvisa e propone di tradurre il preventivo.

Condizioni per i servizi singoli. Chi vende solo un hotel o solo un volo ha condizioni proprie, distinte da quelle del pacchetto, e la sottoscrizione raccoglie l'approvazione specifica delle clausole dove la legge del paese la richiede.

La pagina Fatturazione riassume pagamenti, fatture e fattura elettronica per paese.

Email, voucher e documenti con una veste nuova

Le email del CRM sono pensate come schermate: una cornice unica, i dati per decidere, il passo successivo e i pulsanti, in sei lingue. I voucher hanno una grafica nuova nei sei modelli, con il biglietto aereo. La copia del contratto parte in automatico al cliente, oppure il CRM chiede ogni volta, oppure la consegni tu: la scelta è dell'agenzia. E la striscia «Pronto per la partenza» dice cosa manca ai documenti prima che il cliente parta.

L'AI su tutti i piani, e piani nuovi

L'AI è inclusa in tutti i piani. Lo Starter comprende 200 richieste e 150 documenti letti al mese, il Professional 500 e 400, il Business 1.500 e 1.000. L'AI scrive e traduce i testi, legge passaporti, conferme, listini e biglietti, importa i contatti da un foglio Excel e trasforma in regole un segmento di campagna descritto a parole, come «clienti che hanno viaggiato in Asia negli ultimi due anni».

Anche i piani sono stati rimodulati. Lo Starter gestisce già tour operator, DMC, commissioni, conferme e viaggiatori; il Professional aggiunge gruppi, statistiche e i modelli grafici; il Business arriva a 20 utenti, con team e permessi e l'area agenti. Fino al 31 dicembre 2026 chi attiva un Professional o un Business annuale blocca il prezzo per tre anni, anche durante i 30 giorni di prova. Tutto nella sezione Prezzi.

Se arrivi da un altro sistema, sulla home c'è un modulo per raccontarci da dove parti e cosa vuoi portare: ti rispondiamo con un piano.

E adesso

Queste sono le novità più visibili; molte altre sono piccole ma si sentono ogni giorno. Il modo più semplice per vederle è provarle: la prova gratuita dura 30 giorni e mostra cosa comprende ogni piano.