itinovo
itinovoCRM

Acordo de Tratamento de Dados

(Artigo 28.º do Regulamento (UE) 2016/679 — RGPD)

Anexo aos Termos e Condições Gerais — itinovo CRM, versão 2.2 de 31 de agosto de 2026
Versão do documento 1.1

O presente Acordo complementa e faz parte integrante dos Termos e Condições Gerais do serviço itinovo CRM. Ao aceitar os Termos e Condições Gerais, o Cliente aceita também o presente Acordo, que se considera celebrado por escrito nos termos do artigo 28.º, n.º 9, do RGPD («incluindo em formato eletrónico»). Mediante pedido, a itinovo disponibiliza uma cópia em PDF já assinada pela sua parte, que o Cliente pode contra-assinar e conservar.

1. As partes

Responsável pelo Tratamento: o Cliente, ou seja, a pessoa coletiva que subscreve a assinatura do itinovo CRM.

Subcontratante: Itinovo S.r.l., via Lelli 3/13, 40065 Pianoro (BO), Itália — NIF/IVA IT04383971209 — correio eletrónico certificado (PEC) itinovo@namirialpec.it — contacto de privacidade: privacy@itinovo.com.

O Cliente determina as finalidades e os meios do tratamento dos dados pessoais que insere na plataforma. A itinovo trata esses dados exclusivamente em nome do Cliente e de acordo com as suas instruções documentadas.

2. Objeto, natureza e finalidade do tratamento

A itinovo disponibiliza ao Cliente uma plataforma de software em modalidade SaaS para a gestão da atividade de agências de viagens e operadores turísticos. O tratamento consiste na recolha, registo, organização, conservação, consulta, modificação, comunicação aos destinatários indicados pelo Cliente e eliminação dos dados pessoais introduzidos pelo Cliente ou pelos seus clientes finais através das funcionalidades da plataforma.

A finalidade é exclusivamente a prestação do serviço solicitado pelo Cliente. A itinovo não utiliza os dados do Cliente para finalidades próprias, não os cede a terceiros fora do previsto no presente Acordo, e não os utiliza para treinar modelos de inteligência artificial.

3. Duração

O tratamento tem início com a ativação do serviço e termina com a cessação do contrato, sem prejuízo do disposto na cláusula 11 relativa à devolução e eliminação.

4. Categorias de titulares dos dados e tipos de dados pessoais

Categorias de titulares dos dados: os utilizadores do Cliente (pessoal da agência); os clientes e potenciais clientes do Cliente; os participantes nas viagens organizadas pelo Cliente; os interlocutores dos fornecedores e parceiros do Cliente.

Categorias de dados comuns:

  • dados de identificação e contacto: nome próprio, apelido, endereço de correio eletrónico, número de telefone, morada, cidade, nacionalidade, data de nascimento;
  • dados de documentos de viagem: tipo de documento (cartão de cidadão, passaporte, carta de condução), número e data de validade do documento;
  • dados contratuais e financeiros: orçamentos, reservas, montantes, faturas, pagamentos, comissões;
  • dados de viagem: destinos, datas, serviços reservados, atribuição de quartos, pertença a subgrupos, documentos de viagem gerados;
  • dados profissionais dos participantes, quando inseridos pelo Cliente: empresa e cargo;
  • documentos carregados pelo Cliente e notas de texto livre;
  • dados de acesso, registos de atividade e registos técnicos.

Categorias especiais de dados (artigo 9.º do RGPD). A plataforma disponibiliza ao Cliente campos que, consoante a sua utilização, podem conter categorias especiais de dados pessoais:

  • necessidades alimentares dos participantes (incluindo as opções halal e kosher, das quais se podem inferir convicções religiosas);
  • necessidades de acessibilidade dos participantes, das quais se podem inferir dados de saúde.

A introdução destes dados fica ao critério do Cliente. Na qualidade de responsável pelo tratamento, cabe ao Cliente identificar um fundamento jurídico adequado nos termos do artigo 9.º, n.º 2, do RGPD — regra geral, o consentimento explícito do titular dos dados — e prestar a devida informação. A itinovo trata esses dados exclusivamente em nome do Cliente, aplicando as mesmas medidas de segurança que aos restantes dados e sem qualquer tratamento adicional.

Extração automatizada de documentos. A pedido do Cliente, a plataforma pode extrair automaticamente dados de um documento de identidade carregado, a fim de pré-preencher os campos do participante. O tratamento é efetuado através de modelos de inteligência artificial executados pela Amazon Web Services em regiões situadas na União Europeia, conforme indicado no Anexo A. O resultado da extração permanece sempre editável pelo operador e não produz qualquer decisão automatizada na aceção do artigo 22.º do RGPD.

5. Instruções do Responsável pelo Tratamento

A itinovo trata os dados pessoais exclusivamente mediante instruções documentadas do Cliente. Os Termos e Condições Gerais, o presente Acordo e a utilização pelo Cliente das funcionalidades da plataforma constituem tais instruções.

Sempre que a itinovo seja obrigada a proceder a um tratamento por força do direito da União ou de um Estado-Membro a que esteja sujeita, informará o Cliente desse requisito legal antes do tratamento, salvo se esse direito proibir tal informação por razões importantes de interesse público.

A itinovo informará imediatamente o Cliente caso considere que uma instrução viola o RGPD ou outras disposições em matéria de proteção de dados.

6. Confidencialidade

A itinovo assegura que as pessoas autorizadas a tratar os dados pessoais assumiram um compromisso de confidencialidade ou estão sujeitas a uma obrigação legal adequada de confidencialidade. O registo das pessoas autorizadas é mantido atualizado e limitado ao mínimo necessário.

7. Segurança do tratamento

A itinovo implementa as medidas técnicas e organizativas adequadas nos termos do artigo 32.º do RGPD, descritas no Anexo B — Medidas Técnicas e Organizativas, que faz parte integrante do presente Acordo.

A itinovo reserva-se o direito de atualizar essas medidas em função da evolução tecnológica, desde que o nível de segurança não seja reduzido relativamente ao descrito.

8. Subcontratantes

O Cliente autoriza, de forma geral, a itinovo a recorrer a subcontratantes. A lista atualizada é publicada em https://crm.itinovo.com/{idioma}/subprocessors e reproduzida no Anexo A.

A itinovo informará o Cliente de qualquer alteração prevista relativa à adição ou substituição de subcontratantes com uma antecedência mínima de 30 dias, mediante notificação ao endereço de correio eletrónico do administrador da conta e atualização da página pública. Dentro desse prazo, o Cliente pode opor-se por motivos razoáveis e documentados relacionados com a proteção de dados. Em caso de oposição, as partes procurarão de boa-fé uma solução alternativa; caso não seja possível, o Cliente pode rescindir o contrato sem penalização, com efeitos a partir da data de contratação do novo subcontratante.

A itinovo impõe contratualmente a cada subcontratante obrigações de proteção de dados equivalentes às previstas no presente Acordo, permanecendo responsável perante o Cliente pelo respetivo cumprimento.

9. Transferências para países terceiros

Os dados do Cliente são conservados na União Europeia, na região AWS eu-central-1 (Frankfurt am Main, Alemanha). A execução dos modelos de inteligência artificial ocorre em regiões AWS da União Europeia, tendo eu-central-1 como região principal, conforme indicado no Anexo A. Em caso algum os dados são tratados fora do território da União Europeia.

As transferências para países terceiros ocorrem apenas nos casos identificados no Anexo A e com base nas garantias previstas no Capítulo V do RGPD, nomeadamente as Cláusulas Contratuais-Tipo adotadas pela Comissão Europeia.

10. Assistência ao Responsável pelo Tratamento

Tendo em conta a natureza do tratamento e as informações de que dispõe, a itinovo presta assistência ao Cliente:

  • no atendimento aos pedidos dos titulares dos dados para o exercício dos seus direitos (artigos 15.º a 22.º do RGPD). Caso esse pedido seja recebido diretamente pela itinovo, esta reencaminhá-lo-á para o Cliente sem demora injustificada, não lhe dando seguimento de forma autónoma;
  • no cumprimento das obrigações relativas à segurança, notificação de violações, comunicação aos titulares dos dados, avaliação de impacto e consulta prévia (artigos 32.º a 36.º do RGPD);
  • disponibilizando todas as informações necessárias para demonstrar o cumprimento das obrigações previstas no artigo 28.º do RGPD.

11. Violações de dados pessoais

A itinovo notificará o Cliente de qualquer violação de dados pessoais sem demora injustificada e, em qualquer caso, no prazo de 48 horas a contar do momento em que dela tiver conhecimento, fornecendo: a natureza da violação, as categorias e o número aproximado de titulares dos dados e de registos em causa, as consequências prováveis, as medidas adotadas ou propostas para lhe pôr termo, e um ponto de contacto para mais informações.

Caso não seja possível fornecer todas as informações em simultâneo, estas serão fornecidas por fases, sem mais demoras injustificadas.

12. Devolução e eliminação dos dados

O Cliente pode exportar os seus dados a qualquer momento através das funcionalidades de exportação da plataforma.

Na cessação do contrato, o Cliente dispõe de 30 dias para concluir a exportação. Decorrido esse prazo, a itinovo procede à eliminação definitiva dos dados pessoais tratados em nome do Cliente. As eventuais cópias existentes em cópias de segurança deixam de existir com o ciclo de rotação das mesmas, em qualquer caso no prazo de 35 dias.

Sem prejuízo do exposto, mantém-se a conservação, durante 10 anos nos termos da legislação italiana, exclusivamente da documentação contabilística e fiscal relativa à relação contratual entre a itinovo e o Cliente (faturas, livros contabilísticos e documentação conexa). Essa conservação diz respeito à itinovo enquanto responsável pelo tratamento autónomo para efeitos de cumprimento de obrigações legais e não abrange os dados pessoais introduzidos pelo Cliente na plataforma.

13. Auditorias e inspeções

Mediante pedido escrito, e no máximo uma vez por ano, a itinovo disponibilizará ao Cliente a documentação necessária para demonstrar o cumprimento do presente Acordo, incluindo as certificações e relatórios de conformidade do seu fornecedor de infraestrutura.

Caso essa documentação não seja suficiente, o Cliente pode solicitar uma inspeção, a acordar com uma antecedência mínima de 30 dias, realizada em horário laboral, sem prejuízo do funcionamento do serviço e no respeito pela confidencialidade dos restantes clientes. Os custos da inspeção correm por conta do Cliente, salvo se a inspeção revelar incumprimentos relevantes por parte da itinovo.

14. Lei aplicável

O presente Acordo rege-se pelo direito italiano e pelo Regulamento (UE) 2016/679. Em caso de conflito entre o presente Acordo e os Termos e Condições Gerais, prevalece o presente Acordo no que respeita ao tratamento de dados pessoais.